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La Dg Archivi del ministero della Cultura ha pubblicato un modello per la predisposizione di un progetto di dematerializzazione mediante certificazione di processo, che introduce requisiti aggiuntivi per garantire il corretto trattamento e la conservazione a lungo termine della documentazione digitalizzata
Archivi

Ridurre la documentazione analogica conservata dalle Amministrazioni pubbliche e ottimizzare lo spazio negli archivi statali: sono questi alcuni degli obiettivi che la Direzione generale Archivi del Ministero della cultura intende realizzare attraverso la “Certificazione di processo”. La Direzione generale Archivi ha pubblicato un modello per la predisposizione di un progetto di dematerializzazione mediante certificazione di processo, che introduce requisiti aggiuntivi per garantire il corretto trattamento e la conservazione a lungo termine della documentazione digitalizzata. Come indicato nella circolare trasmessa agli Istituti archivistici, il modello, sviluppato in conformità alle Linee guida per la formazione, la gestione e la conservazione del documento informatico dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), fornisce alle Soprintendenze e agli Archivi di Stato indicazioni dettagliate per valutare i progetti di dematerializzazione promossi dalle pubbliche amministrazioni. L’obiettivo principale del Modello è favorire la digitalizzazione massiva degli archivi pubblici, in linea con le disposizioni normative che promuovono la sostituzione graduale della documentazione cartacea con quella digitale. La certificazione di processo è fondamentale per garantire la conformità delle copie digitali agli originali e per assicurare il valore giuridico delle stesse.

La Direzione generale Archivi del ministero della Cultura potrà approvare la sostituzione della documentazione analogica con quella digitale solo se le copie digitali saranno realizzate rispettando le Linee guida e il Modello. È importante sottolineare che il processo di conservazione deve soddisfare non solo i requisiti tecnologici, ma anche quelli archivistici previsti dal Codice dei beni culturali. Il Modello rappresenta un passo significativo verso la piena operatività della dematerializzazione e della conservazione digitale, offrendo benefici tangibili sia in termini di efficienza amministrativa che di risparmio di spazio fisico negli archivi. Per ulteriori informazioni e per accedere al modello completo, si può consultare la Circolare pubblicata dalla Direzione generale Archivi sul proprio sito.

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