“Riorganizzare profondamente il sistema di conservazione e gestione dei flussi documentali per consentirne la piena fruizione ai cittadini e il corretto utilizzo da parte dell'Amministrazione. Un obiettivo ambizioso, ma al tempo stesso non più procrastinabile alla luce dell'attuale e preziosa mole documentale a rischio smarrimento o deterioramento”. Lo dichiara, in una nota stampa, la presidente della Commissione per le Pari Opportunità di Roma Capitale Gemma Guerrini.
“Partendo dall'analisi delle criticità odierne, tra le quali spiccano una gestione non rispondente ad alcun criterio archivistico (dal 1970), la saturazione degli spazi nell'Archivio Storico Capitolino con conseguente accatastamento del materiale documentario in 138 luoghi differenti a partire dal 1930, la Commissione per le Pari Opportunità ha avviato un interessante e proficuo dibattito sull'attuale lavoro sinergico svolto dalla Sovrintendenza di Roma Capitale, dal MiBACT, dalla Soprintendenza di Stato e dall'Archivio Storico Capitolino, che affonda le proprie radici nelle conclusioni del convegno sul tema tenutosi in Città Metropolitana nel 2018 e nella mozione M5S sul reperimento di risorse qualificate per la gestione del patrimonio documentale approvata di recente all'unanimità dall'Assemblea Capitolina”.
“Come dichiarato dalla P. O. dell'Archivio Storico Capitolino, dott.ssa Orietta Rossini, sono due le richieste avanzate alle strutture e ai dipartimenti centrali di Roma Capitale, nell'ambito di uno studio preliminare a cui il MiBACT ha contribuito con una sovvenzione pari a 50.000 euro. La prima, alla quale tutti gli uffici interpellati hanno risposto, verteva sulla designazione di un referente per ciascun deposito periferico. La seconda, sul quale vi è stato riscontro da circa il 40% delle strutture interrogate a causa dell'emergenza coronavirus, mirava all'ottenimento di informazioni sugli indirizzi di ciascun archivio periferico, sull'ampiezza degli stessi, sul numero di faldoni e scatole presenti e sullo stato di conservazione del materiale”.
“Un lavoro propedeutico al censimento fisico che, come dichiarato dalla Direttrice della Soprintendenza Archivistica e Bibliografica del Lazio, dott.ssa Monica Grossi, potrebbe già consentire al MiBACT di formulare ipotesi di intervento in determinati settori e l'individuazione di nuovi locali dove costituire la seconda sezione storica degli archivi del Comune di Roma, necessaria per riunire e ordinare il materiale documentario al momento disperso in svariati depositi del territorio capitolino”.
“Assieme alla Sovrintendente di Roma Capitale, dott.ssa Maria Vittoria Marini Clarelli, al Direttore della Direzione Musei Archeologici e Storico – Artistici, dott. Claudio Parisi Presicce e al direttore del Dipartimento di Trasformazione Digitale, ing. Raffaele Gareri, è stata evidenziata l'opportunità offerta dall'attuale regime di smart working di accelerare alcuni processi essenziali quali, ad esempio, la redazione del manuale di gestione,nonché la necessità di tenere distinte la figura del responsabile delle procedure e quella del responsabile informatico dei flussi e l'utilità della creazione di un comitato scientifico che supervisioni e supporti l'intero processo di lavorazione, riorganizzazione e messa in sicurezza degli archivi cartacei e digitali”.
“Alcuni di questi punti saranno oggetto di una mozione che, a breve, condividerò con gli altri membri della Commissione per una discussione preliminare e propedeutica alla presentazione della stessa in Aula. Tra i punti dell'atto figurano le nomine dei referenti unici apicali del sistema archivistico e dei responsabili di ciascuna struttura di gestione dei documenti e della conservazione digitale; la creazione di un comitato scientifico responsabile dei processi di conservazione del patrimonio documentario esistente e di produzione dell'attuale materiale documentario; il coinvolgimento della Scuola di Formazione Capitolina al fine di disporre di figure e competenze professionali innovative e altamente qualificate; la preparazione del manuale di gestione, del piano di conservazione e del manuale di conservazione digitale”.
“Una vera e propria 'rivoluzione copernicana' con la quale intendiamo innalzare il livello di democrazia di una società, quella romana, al momento penalizzata dall'inaccessibilità di un patrimonio documentale di inestimabile valore storico e culturale”.